Pour une petite entreprise, communiquer efficacement est essentiel pour se démarquer, attirer des clients et se développer. Cependant, le coût lié à l’embauche d’un responsable communication à plein temps représente souvent un frein. En effet, que ce soit en termes de budget ou de charge de travail, cet investissement ne s’avère pas toujours rentable. Heureusement, il existe des solutions adaptées qui permettent de bénéficier d’une communication professionnelle sans avoir un impact trop important sur les finances globales de l’entreprise. Je vous propose de découvrir quelques solutions que vous pouvez envisager pour mettre en place une communication efficace et à moindre coût pour votre TPE.
Externaliser la communication de votre TPE
Déployer une stratégie de communication efficace est un levier incontournable pour la croissance d’une entreprise. Pourtant, pour une petite entreprise, gérer efficacement sa communication est souvent un défi. Manque de temps, de compétences spécifiques ou de ressources financières : autant de raisons qui poussent les entrepreneurs à externaliser cette fonction. Que ce soit simplement pour mettre en place la stratégie et les actions définies en interne ou pour bénéficier d’un accompagnement complet, faire appel à un freelance ou à une agence conseil est une solution flexible et économique. Ces professionnels offrent des services adaptés aux besoins de votre entreprise, aussi bien pour une campagne ponctuelle que pour un accompagnement régulier.
Les avantages de l’externalisation de la communication
Si nombre d’entreprises de toute taille font le choix d’externaliser leur communication, ce n’est pas un hasard. En effet, cette option présente divers avantages non négligeables, notamment pour les TPE.
Un gain de temps considérable
Gérer la communication demande du temps et une régularité que les petites entreprises n’ont pas toujours. En confiant cette tâche à un professionnel externe, elles peuvent se concentrer sur leur cœur de métier tout en assurant une présence efficace sur les différents canaux de communication.
Un accès à diverses expertises
La communication couvre un large spectre de compétences : stratégie, positionnement, création de contenu, graphisme, publicité en ligne, gestion des réseaux sociaux, emailing, relations presse… Il est rare qu’une petite entreprise dispose en interne de toutes ces expertises. Externaliser permet donc de bénéficier de compétences pointues sans embaucher plusieurs personnes.
Une flexibilité et un coût optimisé
Plutôt que d’embaucher un salarié à plein temps, externaliser permet de maîtriser son budget en adaptant les prestations aux besoins réels de l’entreprise. De plus, cette solution offre une grande flexibilité : on peut ajuster la fréquence et l’intensité des actions de communication selon la saisonnalité de l’activité. Enfin, pas de charges sociales ni d’engagement à long terme avec un CDI.
Agence ou freelance : quel est le meilleur choix pour une communication efficace ?
Lorsqu’une entreprise décide d’externaliser sa communication, deux options principales s’offrent à elle : collaborer avec une agence ou un freelance. Chaque choix présente des avantages et des inconvénients. Décryptage.
Faire appel à une agence
L’avantage de choisir une agence est de profiter d’une équipe pluridisciplinaire avec des compétences variées (design, rédaction, stratégie, publicité…). Ainsi, l’agence peut s’occuper de la gestion globale des actions de communication et vous n’avez pas à dépenser votre temps et votre énergie à jongler entre différents prestataires. Les agences offrent également souvent une plus grande capacité à gérer des projets d’envergure et à absorber un volume de travail important. Enfin, une agence peut vous garantir une continuité de service même en cas de congés ou d’absence de l’un des membres de l’équipe.
Toutefois, une agence de ce type représentera un coût souvent plus élevé qu’un freelance, car l’agence doit rémunérer plusieurs collaborateurs et couvrir ses frais de structure. Par ailleurs, le coût va dépendre du niveau de séniorité des personnes avec lesquelles vous allez travailler. Ainsi, si votre budget est limité il est très probable que la qualité en matière de conseil et de stratégie ne soit pas au rendez-vous. Par ailleurs, l’approche sera moins personnalisée, les agences ayant souvent une certaine forme de standardisation des actions à réaliser. Enfin, selon le nombre d’intermédiaire, les délais de production peuvent être un peu plus long.
Travailler avec un freelance
Si vous êtes à la recheche d’un contact plus direct et personnalisé, un freelance vous apportera toute satisfaction. De plus, ils sont plus en mesure de s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise, y compris budgétaires. Travailler avec un freelance est souvent synonyme d’une relation de confiance, un vrai partenariat sur le long terme. Enfin, réactivité et flexibilité sont les grandes qualités des freelances qui ne sont pas « enfermés » dans une structure hiérarchisée.
Toutefois, vous ne trouverez aucun freelance en mesure de gérer toute votre communication seule. Ils possèdent une expertise limitée à un ou quelques domaines spécifiques et leur capacité de production elle aussi est plus limitée. Ainsi, cela peut représenter une difficulté lors de la mise en oeuvre de projets d’envergure. Enfin, si vous avez besoin d’une aide ponctuelle et que votre freelance n’est pas disponible il sera difficile de lui trouver un remplaçant au pied levé.
Comment choisir le bon partenaire pour une communication impactante ?
Le choix entre une agence et un freelance dépend des besoins et des ressources au sein de votre entreprise. Si votre entreprise à des besoins récurrents et variés et un budget pas trop serré, l’agence sera plus adaptée à vos besoins. Par contre, dans le cas d’un budget un peu plus serré et surtout de besoins plus ponctuels et moins variés, le freelance sera à coup sûr la meilleure option. Vous avez aussi la possibilité d’opter pour une solution hybride. Un freelance qui prend en charge la partie stratégique et la gestion des autres prestataires, lorsque cela s’avère nécessaire.
Mon conseil : Prenez le temps de comparer plusieurs profils ou agences, consultez leurs références, et définissez précisément vos objectifs avant de lancer une collaboration. Vous pouvez faire appel à un courtier qui vous accompagnera dans votre recherche de la création du cahier des charges à la sélection du professionnel. En tant que professionnel de la communication, il saura vous conseiller au mieux pour faire les bons choix.
Former un collaborateur pour gérer la communication
Vous n’avez pas de budget pour embaucher un professionnel ou externaliser ? La meilleure option qui se présente à vous est de former l’un des membres de votre équipe existante. Cette personne pourra consacrer tout ou partie de son temps de travail à la mise en place des actions définies en interne. C’est un choix qui peut s’avérer rentable sur le long terme puisque cette personne connait déjà votre entreprise et ses valeurs. Toutefois, dans les premiers temps, cette personne ne sera qu’un exécutant et il lui faudra quelques temps pour devenir force de proposition et remplir une fonction plus stratégique.
Se former pour apprendre à communiquer efficacement
Il existe un grand nombre de formations à la communication et au webmarketing payantes ou gratuites. Votre collaborateur doit être en mesure de s’occuper seul de cette activité cruciale pour votre entreprise. Ainsi, il est préférable d’opter pour une formation dispensée par un centre reconnu et labelisé, qui lui permette de bien appréhender les bases du métier. Définir une stratégie de communication efficace, les différents canaux de communication, les outils indispensables… Autant d’informations indispensables pour son travail au quotidien.
Votre collaborateur pourra ensuite se former par le biais de webinaires gratuits ou payants sur des points plus précis qui correspondent aux type d’action que vous souhiatez mener. des plateformes comme Udemy ou Coursera pourront être une source intéressante. A noter également que les grands acteurs du web comme Google, Meta ou LinkedIn, proposent leurs propres formations à leurs différents outils. Toutefois, certaines de ces formations ne sont pas disponibles en français.
S’appuyer sur des outils de communication en ligne
Une fois la formation achevée, votre collaborateur pourra s’appuyer sur de nombreux outils disponibles en ligne pour l’aider dans son travail. D’ailleurs, cette tendance devrait s’accélérer avec le développement de l’intelligence artificielle. Vous aurez ainsi la possibilité de gérer votre communication au quotiden de manière simple et économique.
Canva sera l’outil idéal pour créer facilement des visuels attractifs pour les réseaux sociaux mais aussi des brochures ou des présentations. Hootsuite ou Buffer vous aiderons à gérer et programmer la mise en ligne de vos posts sur les réseaux sociaux. Vous pourrez aussi trouver un certain nombre d’outil comme Brevo ou mailchimp pour l’envoi de newsletters au look professionnel à vos clients ou prospecs. Enfin, créez une fiche d’établissement sur Google My Business pour votre visibilité locale. Tous ces outils ne requièrenet que peu de compétence technique et s’avéreront très utiles. Même s’ils sont parfois payant, cela représente un coût modéré et permet de gagner en productivité grâce à l’automatisation de certaines tâches.
Collaborer avec des écoles ou opter pour un stagiaire en communication
Il est fréquent pour les entreprises de faire appel à des stagiaires ou des alternants qui viennent en entreprise afin de mettre en pratique ce qu’ils ont appris en cours. Outre le fait que, dans la plupart des cas, la compensation de stage ne soit pas très couteuse, vous pourrez bénéficier d’idées fraîches et innovantes pour votre communication. Si vous avez un projet d’envergure à mener, vous pouvez également contacter une école de commerce afin de le proposer comme un travail pratique, encadré par un enseignant.
Mon conseil : Former un collaborateur pour prendre en charge la communication de votre entreprise est une bonne idée sur le long terme si l’on n’a pas le choix. Toutefois, il faut que cela soit fait de manière structurée et sérieuse. On vit encore trop de secrétaire de direction qui se voit confier cette lourde tâche sans aucune aide. Une formation digne de ce nom sera indispensable ainsi que des outils professionnels. La stratégie, pour sa part, devra être définie clairement par le Comité de Direction.
Faire appel à un courtier en communication
Les courtiers en communication mettent en relation les petites entreprises avec des prestataires adaptés à leurs besoins et leur budget. Cette solution permet de trouver rapidement des experts fiables sans avoir à effectuer de longues recherches par soi-même. De plus, grâce à ses compétences le courtier saura vous accompagner dans la création d’un cahier des charges précis qui permettra de comparer les propositions de manière objective et sûre. Il est aussi en mesure de mener des négociations qui permettront de baisser les coûts au maximum.
Miser sur une stratégie organique et le bouche-à-oreille
Vous possédez un magasin ou une entreprise dont l’activité se fait au niveau local. N’hésitez pas à vous appuyer sur vos clients pour vous recommander. Demandez leur de vous évaluer sur Google My Business, proposez leur une remise contre un parrainage. Vous pouvez également participer à des événements locaux, devenir sponsor d’une équipe sportive… Parfois les tactiques les plus simples permettent aussi de communiquer efficacement tout en donnant une image authentique et accessible. Un excellent moyen de renforcer les liens avec la communauté.
Mon conseil : Au niveau local, nouer des partenariats avec des commerçants dont l’activité est complémentaire à la vôtre peut s’avérer une stratégie payante. Un coiffeur pourra très bien mettre en place un partenariat avec une onglerie pour s’échanger les clients en proposant une réduction chez l’autre commerçant.
Déployer une communication efficace est essentielle pour le développement d’une TPE, mais elle ne nécessite pas forcément un investissement massif en interne. Entre l’externalisation via une agence ou un freelance, la formation d’un collaborateur en interne, l’usage d’outils en ligne ou encore la collaboration avec des écoles, de nombreuses solutions existent pour adapter sa stratégie aux besoins et aux contraintes budgétaires de l’entreprise. Avec un peu de créativité et une gestion stratégique des ressources, il est tout à fait possible de faire rayonner son entreprise, même avec des moyens limités. L’important est de bien définir ses objectifs, d’évaluer les ressources disponibles et de choisir la solution la plus adaptée pour assurer une communication cohérente, impactante et rentable.